Das Anmeldeverfahren zur entgeltlichen Lernmittelausleihe kann mithilfe der Schulbuchausleihe vollständig elektronisch organisiert und durchgeführt werden. Dies spart Zeit, Nerven und Papier. Statt gedruckte Bücherlisten auszuteilen, Anmeldezettel entgegenzunehmen und auszuwerten, erfolgt das gesamte Anmeldeverfahren über eine Online-Plattform.
Die Anmeldung zur Ausleihe im kommenden Schuljahr kann dabei entweder über den
IServ-Account des Kindes erfolgen oder über ein öffentlich zugängliches Portal.
Nach einem Login kann die Anmeldung über die IServ-Oberfläche unter dem Menüeintrag
„Schulbuchausleihe“ erfolgen.
Das öffentliche Portal ist unter dem Pfad /buecher auf dem IServ erreichbar.
Lautet Ihre IServ E-Mail-Adresse bspw. stephanie.mustermann@bueltenweg-schule.de
ist das Portal für die Anmeldung unter dem Link
https://bueltenweg-schule.de/buecher zugänglich.
Dieser Link kann auf der Schulhomepage oder in einem entsprechenden Infobrief
veröffentlicht werden.
Die Anmeldung basiert vollständig auf den im Programm erstellen Bücherlisten. Dabei kann jeder Schüler pro Schuljahr für genau eine Liste angemeldet werden. Neuere Anmeldungen ersetzen dabei vorherige.
Die Anmeldung ist als geführter Prozess gestaltet. Zunächst muss dabei die entsprechende Bücherliste gewählt werden. Im Anschluss werden die persönlichen Daten des anmeldenden Elternteils sowie die Daten des Kindes erfasst. In diesem Schritt besteht auch die Möglichkeit einen Ermäßigungs- oder Befreiungsantrag zu stellen, sofern diese Optionen nicht für das entsprechende Schuljahr deaktiviert wurden. Diese Angaben werden im weiteren Verlauf bei der Berechnung der anfallenden Leihgebühr berücksichtigt und entsprechend ausgewiesen.
Nachdem die persönlichen Daten hinterlegt wurden, wird im dritten Schritt die zu Beginn gewählte Bücherliste angezeigt. Durch die Auswahl der entsprechenden Optionen in den Wahlbereichen entsteht eine individuelle Bücherliste für das Kind. Dabei werden auch die hinterlegten Buchtitel angezeigt, die selbst zu beschaffen sind. Die in den Wahlbereichen getroffene Auswahl wird mit der Anmeldung gespeichert. So sind die individuell zu erhaltenden Buchtitel bei der Ausgabe für jeden Schüler korrekt hinterlegt.
Bevor eine Anmeldung im System hinterlegt werden kann, muss zuvor den Leihbedingungen zugestimmt werden. Der Standardtext kann dabei in den Einstellungen des Programms angepasst und ergänzt werden.
Wurden den Leihbedingungen zugestimmt, erhält der Nutzer im letzten Schritt noch mal eine Zusammenfassung der eingegebenen Daten. Sind die Daten korrekt, kann die Anmeldung abgeschickt werden. Erst in diesem Moment werden die Daten auf dem IServ der Schule gespeichert.
Auf der Bestätigungsseite erhalten die Eltern alle benötigten Informationen zur Zahlung der ggf. fälligen Leihgebühr. Wurde für die betreffende Bücherliste die Zahlung per Überweisung gewählt, wird den Eltern die Kontoverbindung der Schule sowie eine eindeutige Überweisungsreferenz angezeigt. Diese ermöglicht im weiteren Verlauf die automatische Zuordnung der Zahlung innerhalb des Programms, sodass keine händische Sichtung der Kontoauszüge erfolgen muss.
Die Schulbuchausleihe unterstützt die Berücksichtigung von Ermäßigungs- und Befreiungsanträgen, sofern dies nicht in den Einstellungen des entsprechenden Schuljahres deaktiviert wurden. Die Anträge werden während der Anmeldung bei der Bildung der ggf. zu zahlenden Leihgebühr berücksichtigt, müssen jedoch anschließend in der Verwaltung bestätigt werden. Die Eltern werden dazu während der Anmeldung dazu aufgefordert, einen entsprechenden Nachweis bis zum als Stichtag für die Zahlungen definierten Datums einzureichen.
Sollte ein gestellter Antrag abgelehnt werden, ändert sich dementsprechend meistens die fällige Leihgebühr. In diesem Fall muss über die bei der Anmeldung angegebenen Daten der Kontakt hergestellt werden und der ausstehende Betrag eingefordert werden. Dieser kann unter Angabe der ursprünglichen Zahlungsreferenz überwiesen und dann automatisch zugeordnet werden.
Es ist nicht vorgesehen, weitere Kosten wie Kopiergeld über die Anmeldung zur entgeltlichen Lernmittelausleihe abzurechnen. Hier sollte berücksichtigt werden, dass mögliche Ermäßigungs- und Befreiungsanträge einen Einfluss auf alle Positionen der Bücherliste haben. Wird bspw. das Kopiergeld über Umwege auf einer Bücherliste ausgewiesen, zahlen Schüler mit Ermäßigungsantrag dies nur zu 80 %.