Selbst wenn das Leihverfahren im aktuellen Schuljahr noch nicht über die Schulbuchausleihe läuft, kann das Anmeldeverfahren für das kommende Schuljahr bereits über das Programm erfolgen. Dieser Artikel beschreibt, welche Schritte bei der Durchführung der Online-Anmeldung zu beachten sind.
Zunächst müssen die Bücherlisten für das kommende Jahr im Programm erstellt werden. Diese bilden die Grundlage der Online-Anmeldung. Eine Anmeldung bezieht sich dabei immer auf genau eine Bücherliste. Diese sind erst sichtbar, nachdem sie veröffentlicht wurden. Mit der Erstellung der Listen kann also bereits begonnen werden, während einzelne Werke sich noch in der Klärung befinden.
Wird das Programm im ersten Jahr eingesetzt und der Bestand an Büchern ist noch nicht erfasst, müssen die Buchtitel des kommenden Schuljahres zunächst ohne einen Bestand ins Inventar eingepflegt werden. Dieser Schritt wird in der Rubrik Bücherlisten erstellen näher beschrieben. Die eigentliche Inventarisierung des Bestands erfolgt erst nach der Rücknahme der Bücher zu Beginn der Sommerferien. Eine bereits erfolgte Inventur ist für die Online-Anmeldung somit keine Voraussetzung.
Sind die Bücherlisten finalisiert, können diese veröffentlicht werden. Eine Anmeldung ist jedoch erst möglich, wenn der Anmeldezeitraum einer Liste begonnen hat. Sofern für eine Liste kein abweichender Anmeldezeitraum konfiguriert wurde, entspricht dieser dem des entsprechenden Schuljahres.
Vor Beginn des Anmeldezeitraums sollte ein entsprechender Elternbrief ausgegeben werden. Dieser sollte das Verfahren kurz erklären und ausdrücklich darauf hinweisen, dass Anmeldungen nur berücksichtigt werden, wenn diese am genannten Stichtag bezahlt sind. Eine Überweisung der Leihgebühr sollte immer unter Angabe der bei der Anmeldung genannten Zahlungsreferenz erfolgen. Diese ist nicht fest mit einem Schüler verbunden und ändert sich bei jeder Anmeldung. Es sollte also nicht der ggf. als Vorlage gespeicherte Verwendungszweck des Vorjahres angegeben werden.
Alternativ zur Anmeldung über den IServ-Account des Kindes kann die Anmeldung
auch über eine öffentliche Webseite erfolgen.
Lautet Ihre IServ E-Mail-Adresse bspw. stephanie.mustermann@bueltenweg-schule.de,
ist das Portal für die Anmeldung unter dem Link
https://bueltenweg-schule.de/buecher
zugänglich.
Während des Anmeldezeitraums können Schüler durch ihre Eltern für eine Bücherliste angemeldet werden. Für welche Bücherlisten eine Anmeldung aktuell möglich ist, kann der entsprechenden Übersicht entnommen werden.
Erfolgt die Anmeldung über den IServ-Account des Kindes, wird die Anmeldung automatisch der verknüpften Schülerkartei zugeordnet (mehr dazu unter „Verknüpfung Schülerkartei“). Erfolgt die Anmeldung über den öffentlich zugänglichen Link, versucht das Programm die Anmeldung anhand des Namens und des Geburtsdatums der Schülerkartei des Schülers zuzuordnen. Ist dies nicht möglich, wird die Anmeldung in der Verwaltung unter dem Reiter „Ohne Zuordnung“ gelistet und muss händisch einer Schülerkartei zugeordnet werden.
Wurde mit der Anmeldung ein Ermäßigungs- oder Befreiungsantrag gestellt, wird die Anmeldung zudem unter dem Reiter „Offene Anträge“ gelistet. In der Detailansicht einer Anmeldung (öffnet sich durch einen Klick auf die entsprechende Anmeldung) können gestellte Anträge angenommen oder abgelehnt werden. Wird ein Antrag abgelehnt, muss ggf. Kontakt mit den Eltern aufgenommen werden, um die nun höhere Leihgebühr nachzufordern. Die Kontaktdaten finden sich in der Detailansicht.
Da der Status zugeordneter Anmeldungen über den IServ-Account der Kinder eingesehen werden kann, sollten Zahlungseingänge während des Anmeldezeitraums möglichst zeitnah in das Programm eingepflegt werden. Dies sollte über regelmäßig durchgeführte Umsatz-Importe erfolgen. Die Zahlungen können dann in der Regel automatisch zugeordnet werden.
Gehen für einen Schüler mehrere Anmeldungen ein, z. B. weil noch ein Wahlbereich geändert wurde, erscheint in der Detailansicht ein entsprechender Hinweis. In diesem Fall sollten beide Anmeldungen geprüft werden und die fehlerhafte (meist die ältere) gelöscht werden. Für jeden Schüler sollte am Ende des Anmeldeverfahrens nur eine Anmeldung vorliegen.
Nach Ende des Anmeldezeitraums und der Bearbeitung aller Anmeldungen enthalten die Detailseiten der einzelnen Buchtitel im Inventar zuverlässige Daten darüber, wie viele Exemplare im kommenden Schuljahr voraussichtlich benötigt werden. Berücksichtigt werden dabei nur bezahlte Anmeldungen.
Eine Anmeldung nach Ablauf des Anmeldezeitraums ist nicht möglich. Ausgenommen davon sind Administratoren der Schulbuchausleihe sowie Nutzer mit dem Recht „Darf außerhalb der Anmeldezeiträume Anmeldungen einpflegen“. Dies ist jedoch eher dafür gedacht, dem Sekretariat, den Klassenlehrern oder einzelnen Schülern die Möglichkeit zu geben, während des laufenden Schuljahres noch eine Anmeldung vorzunehmen, kommt ein Schüler nachträglich auf die Schule. Vor den Sommerferien bietet es sich eher an, die Anmeldung nach Ablauf des Anmeldezeitraums aus Kulanz noch einmal für einige Tage zu öffnen. Dazu kann der Anmeldezeitraum in den Einstellungen des entsprechenden Schuljahres verschoben werden. Dabei ist zu beachten, dass abweichende Anmeldezeiträume einzelner Bücherlisten separat vorschoben werden müssen. Für welche Bücherlisten eine Anmeldung aktuell möglich ist, verrät die entsprechende Übersicht.