Verwaltung

Nachdem eine Anmeldung elektronisch eingegangen ist, ist diese in der Verwaltung der Schulbuchausleihe hinterlegt und über die Navigation unter Schuljahr XY > Anmeldungen einsehbar. Die Verwaltung der Anmeldungen ist nach Schuljahren gegliedert. In der Navigation muss somit jeweils das gewünschte Schuljahr ausgewählt sein.

In der hier zu findenden Übersicht sind alle für das gewählte Schuljahr eingegangenen Anmeldungen mit ihrem jeweiligen Status aufgelistet. Folgende Status sind dabei möglich: Wartet auf Bearbeitung, Überweisung ausstehend, Bezahlt, Rückzahlung.

Zudem können die Anmeldungen über die Reiter im Kopf der Liste schnell gefiltert werden. Für die Arbeit während des Anmeldezeitraums sind dabei vor allem die Reiter Ohne Zuordnung und Offene Anträge wichtig.

Ohne Zuordnung zeigt alle Anmeldungen, die eingegangen aber noch keiner Kartei eines Schülers zugeordnet wurden. Anmeldungen werden im Programm erst weiter berücksichtigt, wenn sie einer Schülerkartei zugeordnet wurden und mindestens zu einem Teil bezahlt wurden. Die Zuordnung erfolgt in den meisten Fällen automatisch durch die Software. Näheres unter der Überschrift Verknüpfung Schülerkartei.

Offene Anträge bietet eine Übersicht über alle Anmeldungen mit dem Status Wartet auf Bearbeitung. Bei diesen wurde während der Online-Anmeldung ein Ermäßigungs- oder Befreiungsantrag gestellt. Entsprechende Nachweise sind von den Erziehungsberechtigten einzureichen. Die Anträge können dann auf der Detail-Seite der entsprechenden Anmeldung angenommen oder abgelehnt werden. Mehr dazu unter Anträge bearbeiten.

Die Verwaltung des Anmeldeverfahrens beschränkt sich im Wesentlichen darauf, die unter diesen beiden Reitern gelisteten Anmeldungen möglichst zeitnah zu bearbeiten sowie in regelmäßigen Abständen aktuelle Kontoumsätze einzupflegen.

Verknüpfung Schülerkartei

Eine Anmeldung muss immer mit der Schülerkartei des zugehörigen Schülers verknüpft werden. Die angemeldeten Buchtitel werden so beim Aufruf der Schülerkartei an der Ausgabe als vorgemerkte Bücher gelistet. Zudem wird am Ende eines Schuljahres für Mehrjahresbände kein Ersatzanspruch gestellt, sofern im Folgejahr eine Anmeldung für diesen Buchtitel vorliegt. Anmeldungen ohne Zuordnung können mit noch nicht korrekt abgeheftete Anmeldungen auf Papier verglichen werden.

In den meisten Fällen sollte die Zuordnung zu einer Schülerkartei automatisch erfolgen. Dies geschieht entweder über den IServ-Account, über den die Anmeldung erstellt wurde, oder über den Namen und das Geburtsdatum des Schülers. Ist eine automatische Zuordnung nicht möglich, wird die Anmeldung in der Verwaltung unter dem Reiter „Ohne Zuordnung“ gelistet. Durch einen Klick auf die Anmeldung öffnet sich deren Detail-Seite. Dort kann die Anmeldung über einen Dialog der passenden Schülerkartei zugeordnet werden.

Im ersten Jahr der Nutzung kann es sein, dass zu Beginn des Anmeldeverfahrens noch keine Schülerdaten importiert wurden. Anmeldungen können zwar entgegengenommen werden, jedoch keinen Schülerkarteien zugeordnet werden. In diesem Fall sollten für das kommende Schuljahr zunächst die Schülerdaten des laufenden Schuljahres importiert werden, sodass die Schülerkarteien angelegt werden. Die Anmeldungen können diesen dann zugeordnet werden. Ist nach den Sommerferien dann die aktualisierte Datei mit den korrekten Klassenmitgliedschaften vorhanden, kann diese Importiert werden und die Daten innerhalb des Programms werden entsprechend angepasst. Weitere Informationen unter Schuljahre > Schüler-Import.

Anträge bearbeiten

In Niedersachsen haben Erziehungsberechtigte die Möglichkeit, bei einer Anmeldung einen Ermäßigungs- und/oder Befreiungsantrag zu stellen. In anderen Bundesländern muss diese Funktion in den Einstellungen des Schuljahres deaktiviert werden.

Alle Anmeldungen mit noch nicht bearbeiteten Anträgen werden in der Übersicht unter dem Reiter „Offene Anträge“ aufgelistet. Mit einem Klick auf den Namen gelangt man zur Detail-Ansicht der Anmeldung. In den Details der Anmeldung zeigt sich, welche Anträge gestellt wurden. Wurde ein entsprechender Nachweis von den Erziehungsberechtigten erbracht, lässt sich der Antrag durch einen Klick auf den gelb hinterlegten Button „Ausstehend“ annehmen oder ablehnen. Wo die Nachweise einzureichen sind, sollte im Elternbrief erwähnt werden.

Während der Anmeldung wird die Leihgebühr bereits um die entsprechenden Beträge gemindert. Wird ein Antrag abgelehnt, erhöht sich dementsprechend die fällige Leihgebühr. Eine automatische Benachrichtigung der Eltern erfolgt nicht. Die dann neu ausstehende Gebühr kann ebenfalls unter Angabe der Zahlungsreferenz auf das Konto der Schule überwiesen werden.