Bücherlisten bilden in der Schulbuchausleihe die Grundlage der Online-Anmeldung. Sie dokumentieren für ein Schuljahr, welche Bücher in welchem Jahrgang benötigt werden. Dabei können sowohl Bücher, die von der Schule verliehen, also auch selbst anzuschaffende Bücher in einer Liste ausgewiesen werden. Wahlbereiche ermöglichen das Erstellen komplexer Listen, die zwischen Zweigen innerhalb eines Jahrgangs differenzieren.
Als Leihmodalität kann pro Liste entweder die Paket- oder die
Individualleihe gewählt werden.
Die für einen Schüler fällige Leihgebühr kann dabei
entweder pro Liste als Festpreis festgelegt werden oder während der
Anmeldung individuell anhand
der berücksichtigten Bücher berechnet werden.
Die Bezahlung der Leihgebühr erfolgt in der Regel per Überweisung
auf das Konto der Schule.
Alle Einstellungen lassen sich dabei pro Bücherliste konfigurieren
und werden entsprechend bei der Anmeldung berücksichtigt.
Eine Übersicht der konfigurierbaren Parameter findet sich in der Rubrik
Einstellungen.
Über den Button „Liste hinzufügen“ kann eine neue Bücherliste erstellt werden. Dabei sollte zunächst ein aussagekräftiger Name gewählt werden, denn dieser steht später den Eltern zu Beginn der Anmeldung zur Auswahl. In der Regel gibt es eine Liste pro Jahrgang. Auch mehrere Listen pro Jahrgang sind möglich. So bietet es sich bspw. bei Gesamtschulen häufig an, eine Liste pro Jahrgang und Zweig zu erstellen. Es sollte jedoch beachtet werden, dass ein Schüler pro Schuljahr nur zu genau einer Buchliste angemeldet werden kann. Alle weiteren Konfigurationsmöglichkeiten werden unter Einstellungen näher betrachtet.
Sobald die Schulbuchausleihe ein Jahr im Einsatz ist, können übrigens die Listen aus dem Vorjahr übernommen und anschließend wenn nötig angepasst werden. So fällt die Arbeit des Erstellens komplexer Listen lediglich im ersten Jahr der Nutzung an.
Jede Liste besteht zunächst aus einem Grundpaket. Dies ist eine Liste von Büchern, die jeder Schüler im Jahrgang benötigt. Im weiteren Verlauf können über Wahlbereiche noch Unterscheidungen z. B. bezüglich der zweiten Fremdsprache oder des Religionsunterrichts berücksichtigt werden. Eine ausführliche Erklärung ist unter Wahlbereiche zu finden.
Über den Button „Hinzufügen“ können dem Inventar bekannte Buchtitel zu einer Liste hinzugefügt werden. Sofern die Bücherliste einem Jahrgang zugeordnet wurde, ist die zur Auswahl stehende Liste auf Titel dieses Jahrgangs beschränkt. Soll ein Titel in die Liste aufgenommen werden, der nicht im Inventar vorhanden ist, muss die ISBN zunächst über die Funktion Erfassen ins Inventar aufgenommen werden. Das inventarisieren eines Exemplars ist dabei nicht notwendig. Der Buchtitel wird dann am Ende der Inventar-Übersicht unter der Überschrift „Weitere“ mit einem Bestand von null gelistet.
So lassen sich auch Titel in die Liste aufnehmen, die nicht von der Schule verliehen, sondern selbst beschafft werden müssen. Der Buchtitel wird dazu mit in die Liste aufgenommen, der Haken in der Spalte „Leihbar“ jedoch deaktiviert. Das Hinzufügen von Einträgen, die keinem Buchtitel entsprechen, ist nicht vorgesehen. Der Neu- und Leihpreis eines Buchtitels werden über das Inventar zentral gesetzt. Es ist nicht möglich, dass ein Titel mit verschiedenen Leihpreisen auf mehreren Listen geführt wird.
Damit eine Bücherliste öffentlich einsehbar und zugänglich ist, muss sie abschließend veröffentlicht werden. Dies soll verhindern, dass unvollständige Listen vorzeitig eingesehen werden. Bücherlisten können auch nach ihrer Veröffentlichung noch bearbeitet werden. Dies sollte allerdings nur ins Ausnahmefällen geschehen, da Nutzer, die die Liste möglicherweise schon eingesehen haben, nicht über eine Änderung benachrichtigt werden. Es ist außerdem nicht möglich einen Buchtitel aus einer Bücherliste zu löschen, wenn dieser bereits in einer Anmeldung auf Grundlage der Liste berücksichtigt wurde. Selbst wenn die Anmeldung gelöscht wird, ist ein Entfernen des Titels weiterhin nicht möglich.
Um zu sehen, wie die Bücherliste den Eltern während des Anmeldeverfahrens angezeigt wird und wie diese zwischen den Wahlbereichen wählen können, bietet sich die Vorschau an. Sie kann über den entsprechenden Button in der Kopfzeile einer Bücherliste aufgerufen werden. Die Darstellung entspricht der während des Anmeldeverfahrens. So kann vor der Veröffentlichung geprüft werden, ob die Wahlbereiche der Liste korrekt konfiguriert wurden.
Die Übersicht, in der alle verfügbaren Bücherlisten eines Schuljahres aufgelistet sind, gibt einen schnellen Überblick über die Konfiguration der einzelnen Listen und ob eine Anmeldung für diese aktuell möglich ist. Ist die Anmeldung über eine Liste „z. Z. nicht möglich“ liegt dies entweder daran, dass man sich außerhalb des Anmeldezeitraums befindet, oder, dass die List noch nicht veröffentlicht wurde bzw. die Veröffentlichung zurückgezogen wurde.
Werden die Daten Beginn, Ende und Zahlungsfrist fettgedruckt dargestellt, handelt es sich um eine Liste mit abweichendem Anmeldezeitraum. In den Einstellungen der List lässt sich dieser – wenn nötig – wieder auf den des Schuljahres zurücksetzen.