Ersatzansprüche
Kommen Bücher abhanden oder werden beschädigt, können in der Schulbuchausleihe ohne viel Aufwand entsprechende Ersatzansprüche erstellt werden. Automatisch werden am Schuljahresende Ersatzansprüche für alle nicht fristgerecht zurückgegebenen Bücher erstellt. Die Höhe des Ersatzanspruches wird automatisch anhand des hinterlegten Neupreises sowie dem Alter des Buches ermittelt.
Auf das richtige Buch kommt es an
Bei der Ausgabe wird anhand der eindeutigen Inventarnummer exakt erfasst, welches Buch ein Schüler verliehen bekommen hat. Für diese Bücher trägt er nun bis zur Rückgabe die Verantwortung. Über ihren IServ-Account haben die Schülerinnen und Schüler jederzeit die Möglichkeit die Liste der an sie verliehenen Bücher einzusehen.
Werden Bücher während des Schuljahres vertauscht, ändert dies nichts an der übertragenen Verantwortung. Es reicht somit nicht ein Englischbuch zurückzugeben, es muss das Englischbuch sein. Wird ein fremdes Buch zurückgegeben, weist das Programm darauf entsprechend hin. Das Buch wird dann zwar für den eigentlichen Besitzer zurückgenommen und kann ins Lager, der zurückgebende Schüler bekommt jedoch unter Umständen einen Ersatzanspruch für sein nicht zurückgegebenes Buch.
Um die Rückgabe fremder Bücher korrekt zu dokumentieren, sollte immer die Schülerkartei des zurückgebenden Schülers aufgerufen werden. So kann dieser direkt auf die Rückgabe eines fremden Buches aufmerksam gemacht werden und der Vorgang wird entsprechend dokumentiert. Wird ein möglicher Ersatzanspruch für das eigene, nicht zurückgegebene Buch anschließend angefochten („Ich weiß sicher, dass meine Tochter am Tag der Rückgabe ihr Englischbuch dabei hatte“), kann dies einfach geklärt und nachvollzogen werden.
Stichtag letzte Rückgabe
Für jedes Schuljahr kann in dessen Einstellungen ein sogenannter Stichtag für die letzte Rückgabe der verliehenen Bücher festgelegt werden. In der Nacht zum darauffolgenden Tag werden automatisch Ersatzansprüche für alle noch verliehenen Bücher erstellt. Es wird empfohlen den Stichtag auf den vorletzten Schultag zu legen. Bis dahin sollten alle Bücher zurückgegeben sein, so dass in der Nacht zum letzten Schultag die Ersatzansprüche für nicht zurückgegebene Bücher erstellt werden können. Über die Druckfunktion können dann am Morgen des letzten Schultages alle offenen Ersatzansprüchen als Serienbrief gedruckt werden. Sie sind nach Klassen sortiert, so dass sie gemeinsam mit den Zeugnissen über die Klassenlehrer ausgehändigt werden können.
Mehrjahresbände können über die Sommerferien bei den Schülerinnen und Schülern verbleiben, ohne dass für sie am gewählten Stichtag Ersatzansprüche erstellt werden. Dies setzt voraus, dass auch für das kommende Schuljahr eine bereits bezahlte Anmeldung vorliegt, die das entsprechende Buch beinhaltet. Sollen auch Mehrjahresbände über die Ferien zurückgegeben werden, gibt es dazu eine entsprechende Option in den Einstellungen des Schuljahres.
