Jeder Schüler erhält in der Schulbuchausleihe eine individuelle Schülerkartei, der alle den Schüler betreffenden Vorgänge zugeordnet werden. Diese werden getrennt vom restlichen IServ geführt und sind somit von den IServ-Accounts der Schüler unabhängig. So können auch Karteien für Schüler angelegt werden, die noch keinen IServ-Account besitzen. Zudem bleiben die Daten der Kartei zu Dokumentationszwecken nach Verlassen der Schule weiterhin erhalten, auch wenn der IServ-Account des betreffenden Schülers bereits gelöscht wurde.
Die Schülerdaten und deren Zuordnung zu Klassen und Jahrgängen werden im Programm nach Schuljahren organisiert.
Das Anlegen und Ausblenden von Karteien erfolgt automatisch über die
Import-Funktion eines Schuljahres.
Bestehen bspw. für das Schuljahr 18/19 Schülerdaten
und es werden die Klassenlisten für das neue Schuljahr 19/20 hochgeladen,
gleicht das Programm die neuen Daten mit den bestehenden Daten ab.
Für Schüler, die neu an die Schule gekommen sind und daher nicht in den Daten
des vorangegangenen Schuljahres enthalten sind, wird eine neue Schülerkartei angelegt.
Umgekehrt werden Schülerkarteien im Programm ausgeblendet,
wenn ein Schüler in den Daten des neuen Schuljahres nicht mehr enthalten ist,
da er die Schule verlassen hat.
Jeder Schülerkartei kann ein IServ-Account zugeordnet werden, der anschließend deren Informationen einsehen kann. Sofern für das Verwalten der IServ-Accounts die Import-Funktion der Benutzerverwaltung verwendet wird, erfolgt diese Zuordnung in der Regel automatisch. Wird eine Schülerkartei aufgerufen, die noch mit keinem IServ-Account verknüpft ist, öffnet sich automatisch ein Dialogfenster für eine händische Zuordnung. Nach Möglichkeit wird dabei anhand des Namens bereits ein passender IServ-Account vorgeschlagen.