Der Buchbestand der entgeltlichen Lernmittelausleihe wird in der Schulbuchausleihe digital erfasst und verwaltet. Hierzu wird in jedes Buchexemplar ein Etikett mit individuellen Kennung eingeklebt. Auf dem Etikett befindet sich ein Strichcode, der eine eindeutige Nummer repräsentiert und mit einem entsprechenden Barcode-Scanner gelesen werden kann. Alle Informationen zu passenden Etiketten und Barcode-Scannern sind auf der Seite Grundlagen > Voraussetzungen zusammengefasst.
Zu jedem Exemplar wird zudem der Buchtitel anhand seiner ISBN (Internationale Standardbuchnummer) hinterlegt. Zu dieser werden bibliografische Daten, das Unterrichtsfach, die Jahrgangsstufe sowie der Neupreis und die fällige Leihgebühr hinterlegt. Diese Daten werden später auch für die Erstellung der Bücherlisten verwendet.
Die Etiketten innerhalb eines Buchtitels müssen nicht zusammenhängend sein. Die Zuordnung, welcher individuelle Buch-Code (welches Etikett) zu welcher ISBN gehört, erfolgt beim Erfassen ins Inventar. Etiketten sollten niemals einem Buchtitel zugeordnet werden, bevor sie in ein Buch eingeklebt wurden. Dies führt sonst schnell dazu, dass Unstimmigkeiten bei der Anzahl verfügbarer Bücher im Bestand auftreten oder einzelne Bücher unter einem falschen Buchtitel inventarisiert werden.