Ein Buchexemplar ist in der Schulbuchausleihe immer ein individuelles Exemplar eines Buchtitels und wird durch eine eindeutige Nummer, den auf seinem Etikett aufgedruckten Buch-Code, identifiziert. Neue Exemplare werden über das Erfassen ins Inventar hinzugefügt.
Ein Exemplar wird im Inventar nicht mehr geführt, wenn es entweder aussortiert oder ein Ersatzanspruch für das entsprechende Buch erstellt wird.
Zu jedem Buch wird eine Historie erstellt, die dokumentiert, wann das Buch für welchen Zeitraum verliehen war. Wird ein Buch gefunden, kann so der Besitzer ermittelt werden. Auch lässt sich bei Beschädigungen, die womöglich erst dem nächsten Besitzer des Buches auffallen, nachträglich noch der vorangegangene Besitzer ermitteln. Ausleihvorgänge werden im Programm zwar erst weiter berücksichtigt, wenn das Buch länger als 60 Tage (ca. zwei Monate) verliehen war, in der Historie sind aber selbstverständlich alle Leihvorgänge dokumentiert.
Die Historie eines Buches lässt sich auf dessen Detailseite einsehen. Diese lässt sich anhand des Buch-Codes über die Übergreifende Suche aufrufen oder über die Exemplar-Liste eines Buchtitels. Die Detailseite ist nur von Nutzern mit dem Recht „Rolle: Administrator“ einsehbar. Zu keinem Zeitpunkt ist für einen Schüler einsehbar, wie häufig und an wen ein Buch vorher verliehen war.