Die Schulbuchausleihe bietet eine auf das schnelle Erfassen vieler Bücher spezialisierte Oberfläche, die von mehreren Rechnern gleichzeitig genutzt werden kann. Die Inventarisierung neuer Bücher oder des bestehenden Buchbestands kann so an mehreren Arbeitsstationen gleichzeitig erfolgen. Sie wird über das Menü unter Inventar > Erfassen aufgerufen.
Die Oberfläche ist darauf ausgelegt, dass der Bestand nach Buchtiteln sortiert ist, also immer gleiche Bücher hintereinander inventarisiert werden. So muss nur vom ersten Buch eines Titels die ISBN gescannt werden.
Die Etiketten sollten beim Inventarisieren bereits in den Büchern kleben oder unmittelbar vorher eingeklebt werden. So werden Unstimmigkeiten im Bestand vermieden. Die Nummern auf den Etiketten müssen innerhalb eines Buchtitels nicht zusammenhängend sein.
Lassen Sie sich helfen! Benutzer mit den Rechten „Rolle: Helfer“ oder „Rolle: Inventur-Helfer“ können beim Inventarisieren helfen, ohne dass sie Zugriff auf die restliche Verwaltung bekommen. Es kann zeitgleich an mehreren Arbeitsstationen inventarisiert werden.
Um mit dem Inventarisieren einzelner Bücher zu beginnen, muss zunächst die ISBN eingescannt werden. Alle im nächsten Schritt gescannten Bücher werden dann dieser ISBN zugeordnet. Sollte die ISBN noch nicht im Programm bekannt sein, öffnet sich ein Dialogfenster, das die bibliografischen Daten des Buchtitels abfragt. Es kommt vor, dass die ISBN nicht als Strichcode auf das Buch aufgedruckt ist. Sofern der Buchtitel dem Programm bereits bekannt ist, kann statt der ISBN auch nach dem Buchtitel gesucht werden. Andernfalls ist die ISBN meist im Impressum des Buchs abgedruckt.
Nach dem Aufrufen des Titels können im zweiten Schritt die Bücher inventarisiert werden. Ist der Stapel eines Titels vollständig inventarisiert, kann nach einem Klick auf die Schaltfläche „nächste“ eine neue ISBN gescannt werden.
Ist die ISBN aufgerufen, können hintereinander weg die Codes der einzelnen Bücher gescannt werden. Unter dem Feld erscheint ein Verlauf mit den Codes der inventarisierten Büchern. Über den Link „entfernen“ hinter einem Code kann dieser wieder vollständig aus dem Inventar gelöscht werden.
Die Option „Neu angeschafftes Buch“ gibt an, ob es sich bei dem als nächstes gescannten Buch, um ein neues Buch handelt. Standardmäßig ist die Option aktiviert. Sie sollte deaktiviert werden, während zu Beginn der bestehende Bestand in das Programm eingepflegt wird. Ist die Option deaktiviert, wird pauschal davon ausgegangen, dass das Buch bereits einmal verliehen war. Dies ist für die Bestandspflege und etwaige Ersatzansprüche relevant.
Um Fehler zu vermeiden, sollten Etiketten erst inventarisiert werden, nachdem sie in ein Buch eingeklebt wurden. Sie sollten also nicht im Vorhinein inventarisiert werden, da dies schnell Unstimmigkeiten im Bestand führt.
Sollte im weiteren Verlauf auffallen, dass ein Buch unter einer falschen ISBN inventarisiert wurde, kann dieses erneut wie ein neu angeschafftes Buch unter der richtigen ISBN inventarisiert werden. Das Programm aktualisiert in diesem Fall die Zuordnung des Buchs zur ISBN. Die Historie des Buches bleibt dabei unverändert bestehen.
Bewährt hat sich die Arbeit zu zweit an einem Stapel: Der erste klappt das Buch auf, klebt ein Etikett ein und gibt es weiter. Der zweite scannt das Buch, klappt es wieder zu und legt es zur Seite.