Mehrjahresbände können in der Schulbuchausleihe einfach und ohne weiteren Aufwand verwaltet werden. In den Informationen eines Buchtitels müssen hierzu lediglich die entsprechenden Jahrgangsstufen angegeben werden.
Zur einfacheren Handhabung sollte die Leihgebühr gleichmäßig über die Jahrgänge verteilt werden. In Niedersachsen, wo ca. 1⁄3 des Neupreises als Leihgebühr fällig sind, sollte dementsprechend bei einem zweijährigen Titel eine Leihgebühr von 1⁄6 des Neupreises pro Jahr angesetzt werden. Das Buch wird in jedem Jahr auf der entsprechenden Bücherliste ausgewiesen und neu angemeldet. So muss keine Leihgebühr anteilig zurückerstattet werden, wenn z. B. in diesem Fall die Ausleihe aufgrund eines Schulwechsels bereits nach einem Jahr beendet wird. Auch bei einem Neuzugang entspricht die Leihgebühr so automatisch dem anteilig fälligen Betrag.
Mehrjahresbände können über die Sommerferien, wenn gewünscht, bei den Schülerinnen und Schülern verbleiben. Ist die entsprechende Funktion in den Einstellungen zum aktuellen Schuljahr aktiviert, werden keine Ersatzansprüche am Ende des Schuljahres erstellt, wenn eine bezahlte Anmeldung für das entsprechende Buch im nächsten Schuljahr vorliegt.