Alle relevanten Geldeingänge können direkt innerhalb der Schulbuchausleihe verwaltet werden. Zahlungen können dabei Vorgängen wie Ersatzansprüchen oder Anmeldungen zugeordnet werden. Das besondere dabei ist, dass ein Großteil dieser Zuordnungen automatisiert erfolgt. Ein händischer Abgleich des Kontoauszugs mit der Liste der Anmeldungen gehört damit der Vergangenheit an.
Für jede zu leistende Zahlung wird vom Programm eine Zahlungsreferenz generiert. Geht auf dem Konto eine Überweisung ein, die im Verwendungszweck die entsprechende Referenznummer enthält, kann diese automatisch zugeordnet werden. Die entsprechende Anmeldung bzw. der Ersatzspruch wird dann automatisch als bezahlt markiert.
Die Umsätze gelangen über den Umsatz-Import in das Programm. Dabei hat das Programm keinen direkten Zugriff auf das Konto. Stattdessen werden die Kontoumsätze zunächst im Online-Banking oder einer entsprechenden Kontoverwaltungssoftware exportiert und anschließend in der Schulbuchausleihe hochgeladen. Ein händisches Übertragen der Umsätze ist grundsätzlich möglich, in der Praxis jedoch wenig praktikabel und sollte daher vermieden werden.
In den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) können mehrere Bankverbindungen hinterlegt werden (s. Einrichtung). Für jede Bücherliste kann dann eine der hinterlegten Bankverbindungen als Zahlungsmethode ausgewählt werden. Sie wird dann während der Online-Anmeldung als Überweisungsziel ausgewiesen. Gleiches gilt beim Drucken von Ersatzansprüchen.
In vielen Fällen steht kein exklusives Girokonto für die entgeltliche Lernmittelausleihe zur Verfügung. Für diesen Fall ist das Programm darauf ausgelegt mit einer Kontoverwaltungssoftware wie bspw. StarMoney Business zusammenzuarbeiten.
Die zur Ausleihe gehörenden Umsätze werden dabei innerhalb der Kontoverwaltungssoftware zunächst auf ein virtuelles Unterkonto sortiert. Nur die Umsätze dieses Unterkontos werden dann exportiert und anschließend in der Schulbuchausleihe wieder importiert. So werden auch bei einer gemischten Kontonutzung keine der Ausleihe fremden Umsätze im Programm gespeichert.
Einige Kontoverwaltungsprogramme bieten es an, Umsätze anhand von Teilen des
Verwendungszwecks automatisiert auf ein Unterkonto zu sortieren.
Hierzu kann in den
Einstellungen eines Schuljahres
ein Präfix für die im Programm generierten Verwendungszwecke hinterlegt werden.
So könnten bspw. alle das Schuljahr 19/20 betreffenden
Zahlungsreferenzen mit dem Präfix 1920LM beginnen.
Das Kontoverwaltungsprogramm könnte dann die Umsätze,
die dieses Präfix im Verwendungszweck enthalten,
automatisch dem Unterkonto der Lernmittelleihe zuordnen.