Anlegen
Soll mit der Vorbereitung der entgeltlichen Ausleihe für ein neues Schuljahr begonnen werden, muss dieses zunächst in der Schulbuchausleihe angelegt werden. Während der Einrichtung des Programms geschieht dies bereits für das erste verwaltete Schuljahr. Ist das Programm bereits eingerichtet und ein weiteres Schuljahr soll angelegt werden, erfolgt dies in den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) unter dem Punkt „Schuljahre verwalten“. Dort findet sich oben rechts der Button „Hinzufügen“. Die Oberfläche ist identisch zu der des Einrichtungs-Assistenten.
Abb. 1: Screenshot Anlegen eines neuen Schuljahres
Allgemeine Daten
Zunächst werden die grundlegenden Daten des neu anzulegenden Schuljahres abgefragt. Die voreingestellte ID sowie der Name können in der Regel übernommen werden. Die ID wird lediglich intern zur eindeutigen Bezeichnung des Schuljahres verwendet. Alle voreingestellten Daten der Halbjahre beziehen sich auf die Schulferien in Niedersachsen. In anderen Bundesländern sind diese anzupassen.
Online-Anmeldung
Nähere Informationen zum Anmeldeverfahren finden sich in der Rubrik Anmeldung.
Direkt beim Anlegen des Schuljahres wird festgelegt, in welchem Zeitraum die Online-Anmeldung für Eltern verfügbar sein soll. Diese Daten lassen sich später auch noch in den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) unter dem Punkt „Schuljahre verwalten“ anpassen. Der Stichtag [für] Zahlungen wird lediglich benötigt, um den Erziehungsberechtigten am Ende des Anmeldeverfahrens ein Zahlungsziel zu nennen. Innerhalb des Programms hat er keine weitere Bedeutung. Auch kann der Zeitraum sowie der Stichtag noch für einzelne Bücherlisten angepasst werden. So kann bspw. der Anmeldezeitraum der neuen fünften Klassen schon vor dem regulären Anmeldezeitraum liegen.
Zu jeder Anmeldung wird ein individueller Verwendungszweck generiert, der eine automatische Zuordnung eingehender Überweisungen ermöglicht. So können Anmeldungen automatisch als bezahlt markiert werden. Das Programm ist darauf ausgelegt, mit einer Kontoverwaltungssoftware wie StarMoney Business zusammenzuarbeiten. So können auch Konten unterstützt werden, die nicht exklusiv für die entgeltliche Lernmittelausleihe genutzt werden. Die in diesem Schritt frei definierbare Präfix ermöglicht es in den meisten Kontoführungsprogrammen, alle die Schulbuchausleihe betreffenden Umsätze einem virtuellen Unterkonto der Lernmittelleihe zuzuordnen. Wird diese Funktion nicht benötigt, kann das Feld leer gelassen werden.
Des Weiteren unterstützt das Programm die in Niedersachsen vorgesehenen Ermäßigungs- und Befreiungsanträge. Sollten in Ihrem Bundesland abweichende Regelungen zutreffen, können diese hier konfiguriert werden. In Niedersachsen sollten diese Einstellungen nicht verändert werden.
Ersatzansprüche
Finden Bücher am Ende des Schuljahres nicht den Weg zurück ins Inventar der Schule, werden automatisch am hier definierten Tag Ersatzansprüche für alle noch verliehenen Bücher erstellt. Für Mehrjahresbände kann in den Einstellungen zum Schuljahr gewählt werden, ob diese bei den Schülerinnen und Schülern verbleiben sollen oder ebenfalls zurückgegeben werden müssen. Verbleiben Sie bei den Schülern, so wird kein Ersatzanspruch erstellt, sofern für das nächste Schuljahr eine bereits bezahlte Anmeldung vorliegt.
Die Ersatzansprüche werden in der Nacht zum darauffolgenden Tag erstellt. Daher wird empfohlen, den Stichtag auf den vorletzten Schultag zu legen. So können am letzten Schultag alle bestehenden Ersatzansprüche über die Seriendruckfunktion nach Klassen sortiert gedruckt und mit den Zeugnissen ausgegeben werden.
Weitere Informationen zum Umgang mit Ersatzansprüchen finden sich in der Rubrik Ersatzansprüche.